Sobat, pernah gak ditimpa masalah yang bertubi-tubi? Masalah datang bersamaan tanpa pernah tau apa penyebabnya. Atau kantor mengalami permasalahan yang membelit, yang ruwet dan kita gak tau apa yang menjadi penyebabnya. Saya rasa pasti pernah ya.
Seringkali dalam menghadapi hal itu kita hanya mencari solusi atas gejala yang nampak. Sama seperti kalo kita sakit. Badan panas, langsung minum paracetamol tanpa melihat lagi apa yang menjadi penyebab, eh ternyata mengidap radang. Istilahnya pengobatan yang dilakukan hanya ditunjukkan terhadap gejala bukan menyembuhkan penyakit.
Contoh yang nyata sih seperti kejadian anak saya. Patah tulang, ketika mudik kemarin. Paramedik di stasiun mengatakan "ah ini gak papa kok pak, hanya memar saja". Diberilah anak saya obat penahan rasa sakit. Asam menifanat kalo gak salah. Dosis tinggi. hasilnya memang selama perjalanan hingga keesokannya anak saya tidak mengeluh kesakitan. Tapi yang terjadi sorenya adalah anak saya menjerit kesakita! iya menjerit. Jadi obat penahan rasa sakit hanya menyembuhkan gejala yakni rasa sakit, bukan menyembuhkan patah tulangnya. Ketika pengaruh obat sudah habis, sakit kembali melanda. Makanya yang diperlukan bukan penahan rasa sakitnya saja tapi tindakan lain, seperti operasi yang membetulkan tulang yang patah.
Nah, kalo kita di pekerjaan gimana? apa yang sobat lakukan ketika memiliki permasalahan ditempat kerja? apa sobat langsung mengatasi gejala, atau sobat berhenti sejenak dan memikirkan apa terdapat permasalahan yang mendalam yang memerlukan perhatian? Sama seperti patah tulang tadi, kalo sobat hanya mengatasi gejala yang muncul ke permukaan, permasalahannya pasti balik lagi, dan sobat harus mengatasinya lagi, lagi dan lagi.
Tapi, jika sobat mencari tahu lebih lanjut apa yang menyebabkan masalah itu, sobat bisa mengatasi apa yang disebut dengan sistem atau proses dari pekerjaan sehingga bisa berjalan dengan baik.
Nah untuk mengetahui apa yang menjadi dasar permasalahan, kita bisa menggunakan Root Cause Analysis (RCA) atau kalau diIndonesiakan adalah analisis akar masalah. RCA adalah teknik yang populer yang membantu sobat dalam menjawab pertanyaan bagaimana suatu masalah terjadi pertama kali. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi asal muasal masalah yang terjadi menggunakan langkah-langkah yang spesifik, dengan teknik tertentu, untuk mencari penyebab utama dari masalah. Dengan menggunakan analisis ini sobat bisa:
1. Mendefinisikan apa yang terjadi
2. mendefinisikan kenapa hal itu terjadi
3. mencari tahu apa yang harus dilakukan untuk mengurangi kemungkinan masalah itu muncul lagi dikemudian hari
viola!
Analisis RCA sendiri mengasumsikan bahwa sistem dan kejadian saling berhubungan. jadi gak ada yang dianggap kebetulan. Gimana kebetulan kalo semuanya berlangsung secara berulang? iya gak. jadi sebuah kejadian dalam area tertentu memicu kejadian lain, kemudian kejadian lainnya, begitu seterusnya. Dengan melakukan penelusuran lagi terhadap kejadian yang terjadi, sobat bisa menemukan apa yang menjadi permulaan dan bagaimana hal itu berkembang menjadi gejala yang kini sobat hadapi. sering kali dengan menggunakan RCA, sobat bisa mengetahui kalo ternyata yang jadi akar permasalahan bukan cuma satu, tapi banyak.
Proses RCA sebagai berikut:
Step pertama: Mendefinisikan masalah
1. apa yang sobat lihat, maksudnya apa yang terjadi?
2. gejala apa yang nampak?
Step kedua: mencari data
1. bukti apa yang sobat miliki untuk membuktikan kalo masalahnya ada?
2. Berapa lama masalah itu hadir?
3. Apa dampak masalah tersebut kepada sobat?
Untuk melangkah ke step selanjutnya, sobat harus benar-benar mencari data yang lengkap dan akurat untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi masalah sobat. Supaya maksimal, coba minta bantuan orang lain yang benar-benar paham soal masalah yang sobat hadapi. Bisa teman, rekan kerja atau ahli. Orang yang familiar dengan problem yang sobat hadai dapat membantu sobat untuk memahami permasalahan yang terjadi.
Step ketiga: lakukan identifikasi kemungkinan faktor penyebab
1. apa konsekuensi dari suatu kejadian terhadap masalah yang dihadapi?
2. Apa kondisi yang terjadi yang menyebabkan maalah muncul?
3. masalah apa saja yang timbul disamping masalah utama?
Kadang kala dalam step ini orang akan berhenti melakukan identifikasi jika telah menemukan satu atau dua faktor saja. Tapi satu atau dua faktor aja gak cukup sob. Percuma pakai RCA kalo sobat gak pingin lebih tau lebih dalam mengenai akar penyebab masalah. Makanya terus dicari ya.
Nah untuk mengidentifikasi faktor penyebab, gunakan tools ini
1. Gunakan fakta yang sobat miliki dan tanya pada diri sendiri "terus gimana?" untuk mendalami semua kemunkinan dari fakta yang ada
2. Tanyakan "kenapa?" sampai sobat mendapatan akar permasalahan. Biasanya 5 kali tanya.
3. Breakdown sebuah masalah menjadi bagian-bagian kecil, supaya sobat bisa mendapatkan gambaran yang utuh dari masalah tersebut.
4. Bikin diagram dari semua kemungkinan faktor penyebab, untuk mengetahui darimana masalah tersebut dimulai.
Step keempat: Identifikasi akar-akar penyebab masalah
1. Mengapa faktor penyebab hadir?
2. Apa alasan yang sebenarnya mengapa masalah bisa muncul?
Gunakan tools yang sama pada step ketiga untuk melihat akar dari setiap faktor.
Step kelima: Rekomendasi dan solusi untuk diterapkan
1. Apa yang dapat sobat lakukan untuk mencegah agar masalah tersebut tidak muncul lagi?
2. Bagaimana solusi tersebut dapat diimplementasikan?
3. Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi solusi itu?
4. Apa resiko yang dihadapi jika solusi di implementasikan.
Jangan lupa sobat juga harus memprediksi resiko dari solusi yang sebelumnya. Supaya kita dapat menyiapkan diri atau bahkan mengetahui potensi kegagalan tepat sebelum hal itu terjadi.
hmm.. rasanya kurang gimana gitu ya kalo gak ada contohya..
masih mengawang-awang ya..
teori banget..
hehehe
mau contoh nyatanya?
mau?
Share artikel ini dulu ya
No comments:
Post a Comment